CEV Kinshasa : la nouvelle procédure de rendez-vous par file d’attente

Ce qui change : la fin de la recherche libre de créneaux

Le SPF Affaires étrangères remplace la course aux rendez-vous en ligne par une file d’attente gérée automatiquement selon les mêmes règles pour tous. Vous n’avez plus à parcourir le calendrier ni à vous connecter sans cesse pour espérer trouver une disponibilité. Lorsque votre demande peut être invitée, un e-mail vous donne accès à une sélection de jours. Vous choisissez le jour ; l’heure est attribuée automatiquement.

Lire la nouvelle procédure et la FAQ sur le site officiel du CEV

Ce qui ne change pas : votre compte et votre formulaire Visa on Web

Vous utilisez votre compte Visa on Web habituel pour introduire le formulaire. Il n’est pas nécessaire de créer un nouveau compte. C’est le bouton de prise de rendez-vous qui change de destination : il conduit désormais à la page d’entrée dans la file. La file ne concerne que le rendez-vous ; elle ne garantit pas l’octroi du visa, qui sera examiné après le dépôt du dossier.

Accéder au portail officiel Visa on Web

• La procédure concerne les titulaires d’un passeport ordinaire ou de service.
• Les titulaires d’un passeport diplomatique passent par le Protocole d’État.
• Un ancien formulaire peut en principe être utilisé. Si ce n’est plus possible, le portail l’indique.
• Gardez le même compte et la même adresse e-mail pendant toute la procédure.

Les quatre étapes pour obtenir votre rendez-vous

Le formulaire de visa et la demande de rendez-vous sont deux étapes distinctes. Après avoir soumis votre formulaire, vous devez encore confirmer votre entrée dans la file.

• 1. Introduisez votre formulaire de demande de visa dans Visa on Web avec votre compte habituel.
• 2. Cliquez sur le bouton de prise de rendez-vous, lisez les avertissements et confirmez l’entrée dans la file d’attente.
• 3. Attendez l’invitation envoyée à l’adresse e-mail de ce compte. Consultez aussi les courriers indésirables.
• 4. Utilisez le lien personnel de l’invitation et réservez un jour avant la date limite indiquée. L’heure figurera dans la confirmation.

Comment la position dans la file est-elle déterminée ?

Selon la FAQ officielle, votre position dépend de la date à laquelle vous avez introduit votre formulaire de demande de visa, et non de la date à laquelle vous entrez dans la file. Se précipiter pour cliquer dès le premier jour n’apporte donc pas d’avantage. La position n’est communiquée à personne et aucun service ne peut vous annoncer un délai individuel.

• Introduisez votre formulaire le plus tôt possible, au maximum six mois avant le départ selon les consignes publiées.
• Prévoyez une date de voyage suffisamment éloignée et conforme à votre projet réel.
• Consultez l’état de votre demande dans Visa on Web, par exemple « en attente de rendez-vous ».
• Ne payez personne pour connaître votre position ou obtenir une meilleure place.

Pendant l’attente : e-mails, date de voyage et délais

Aucun délai d’attente ne peut être annoncé : il dépend des demandes et des rendez-vous disponibles. L’absence d’e-mail signifie le plus souvent que votre demande est encore en attente. Vérifiez l’adresse de votre compte, les spams et l’état affiché dans Visa on Web. Les premières semaines, les invitations peuvent être peu nombreuses car des rendez-vous avaient déjà été attribués avant le changement.

Si votre date de voyage est atteinte avant l’invitation

Votre demande de rendez-vous est clôturée à cette date et vous en êtes informé par e-mail. Si le projet reste d’actualité, vous devez introduire un nouveau formulaire avec une nouvelle date de voyage.

Si vous devez corriger le formulaire

Un formulaire déjà introduit ne peut pas être modifié. Il faut en introduire un nouveau. Attention : en entrant la nouvelle demande de rendez-vous dans la file, vous clôturez la précédente et perdez la position qui lui était liée.

Invitation reçue : choisir le jour avant l’échéance

Votre invitation contient un lien personnel et une date limite de réservation. Un rappel est envoyé avant l’expiration. Choisissez parmi les jours proposés : le calendrier n’est plus librement accessible et vous ne choisissez pas l’heure. Si un jour n’est plus disponible, l’invitation reste valable pour les autres jours encore proposés.

• Sans réservation avant l’échéance, l’invitation expire et la demande de rendez-vous est définitivement clôturée.
• Un rendez-vous réservé ne peut être ni déplacé ni annulé à votre demande selon la FAQ.
• Le rendez-vous est personnel, lié au numéro de passeport et ne peut pas être cédé.
• Conservez ou imprimez la confirmation après la réservation.

Attention aux doublons et aux rendez-vous déjà obtenus

Une seule demande de visa est admise à la fois pour un même passeport. N’introduisez pas simultanément une demande de court séjour et une demande de long séjour. Une deuxième demande de rendez-vous pour ce passeport remplace la précédente, qui est clôturée définitivement : vous perdez la position liée au premier formulaire.

Vous aviez déjà un rendez-vous avant le 26 octobre ?

Il reste valable. N’entrez pas à nouveau dans la file avec le même passeport : cette action annule le rendez-vous existant, comme le précise la page d’entrée.

Une demande clôturée peut-elle être réactivée ?

Non, aucun service ne peut la réactiver. La clôture peut suivre l’expiration d’une invitation, l’arrivée de la date de voyage, une nouvelle demande pour le même passeport ou l’absence de vérification du passeport lorsqu’elle a été exigée. Il faut introduire un nouveau formulaire ; si une vérification avait été demandée, effectuez-la d’abord.

Familles et groupes : cinq personnes au maximum

Une demande de groupe permet de recevoir une seule invitation et de se présenter le même jour, sur des créneaux consécutifs. Le groupe est limité à cinq personnes et tous les membres doivent avoir le même type de passeport : ordinaire ou de service. Au-delà de cinq personnes, formez plusieurs groupes. En cas de refus d’entrée dans la file, suivez la raison et les instructions affichées par le portail.

Vérification du passeport : uniquement sur invitation

Cette vérification n’est pas systématique. Si un e-mail vous la demande, écrivez à kinshasa.visa@diplobel.fed.be avec l’objet « VÉRIFICATION PASSEPORT ». Indiquez la référence VOWINT figurant dans le message et un numéro joignable en appel vidéo par WhatsApp ou Signal. Les services consulaires vous rappelleront pour voir votre passeport.

• Gardez votre passeport en votre possession et présentez-le vous-même pendant l’appel.
• N’envoyez ni photographie, ni scan, ni copie du passeport pour cette vérification.
• Selon le CEV, l’appel n’est pas enregistré et aucune copie du passeport n’est conservée.
• Si vous n’avez ni WhatsApp ni Signal, précisez-le dans votre message pour convenir d’une autre solution.

Les exceptions à la file d’attente

La FAQ prévoit uniquement certaines situations permettant de demander un rendez-vous avancé, sur justificatifs. Il ne s’agit ni d’un droit automatique à une date ni d’un service payant. Envoyez la demande à kinshasa.visa@diplobel.fed.be avec les justificatifs requis et votre formulaire Visa on Web complété.

Vérifier les exceptions et les consignes de contact officielles

• Décès d’un membre de la famille au premier ou au deuxième degré.
• Urgence médicale.
• Demande de certains membres de famille d’un citoyen de l’Union européenne.
• Titulaire d’un Permis unique : Annexe 46 ou 47.

Le jour du dépôt : dossier complet et ponctualité

Présentez-vous avec votre passeport original, votre confirmation de rendez-vous et tous les justificatifs exigés pour votre type de visa. Le CEV précise que tout retard, même d’une minute, entraîne un refus d’accès : prévoyez les embouteillages et les intempéries. La réservation du rendez-vous ne préjuge pas de la décision sur le visa.

Consulter les listes officielles de documents pour le dépôt

• Seul le demandeur entre au CEV.
• Une seule personne accompagnante est autorisée pour un demandeur mineur, âgé ou à mobilité réduite.
• L’accès est unique : vous ne pouvez pas sortir puis revenir pendant le même rendez-vous.
• Fournissez vos coordonnées personnelles pour recevoir les communications confidentielles sur votre dossier.

La procédure est gratuite : aucune place prioritaire à acheter

Les règles sont appliquées automatiquement. Ni le CEV, ni l’Ambassade, ni un service à Bruxelles ne peuvent modifier l’ordre des demandes. Aucun intermédiaire, agence ou outil technologique ne procure d’avantage dans la file. Une aide à la préparation du dossier ne doit pas être confondue avec une promesse d’accélération. Gardez votre passeport et ne confiez pas l’accès à votre compte Visa on Web à un tiers.